善用科技 減行政程序提效

一般企業發展到一定規模，為讓管理更有效率及讓相關管理工作手續一致、有規範與標準流程可依據，最終會開發出一套行政程序。一般行政程序都有整套系統，以總經理或CEO為首，由各部門總監或經理分工負責，然後分層負責，由各個專門行政部門具體實施操作，深入到企業各個部門和分支機構，在內部形成完整系統網絡。

企業行政程序可確保企業上下按既定目標前進，明確各級管理人員的工作內容並將其按照性質分類，逐步建立自上而下職權關係，保證管理管道暢通無阻。同時還可調動和協調各級行政人員按照要求對指揮工作的各項措施進行監督、控制和調整，包括建立激勵機制、監督系統和制定獎罰條例並執行。行政程序有其必要，但也有缺點：

缺乏靈活性浪費資源

第一是缺乏靈活性，規定好的行政流程不能根據實際情況隨便更動，長久就會跟不上時代節奏而僵化。因此英國政府規定特定職位文官需到民間企業見習一段時間；新加坡公務員制度更是採取企業化經營，行政程序必須與時俱進，定期檢討改進，保持彈性。

第二是造成行政本位主義。因每個部門主要只負責自己業務，故長久會變成只關心自己部門利益，不在乎其他部門死活，可能導致行政速度變慢，或不同部門形成對立。所以有不少企業捨棄小部門制，改採用大部門制，以避免“一旦跨部門效率就慢”的毛病。美國微軟公司曾把組織“超級扁平化”，讓下屬部門分得很細，希望每個小部門都很靈活，藉此簡化行政程序。結果內部組織過多，出現跨部門溝通不良，看似不錯的分權架構造成總部指揮不靈、各部門互相對立，一度被形容“同事比對手還要可惡”。

第三是浪費資源，許多企業行政程序採用傳統紙本公文傳遞審閱形式，不但要印刷大量紙張，還要審批、簽字、存檔，消耗不只是物質資源，還有人力物力和精神，對企業是沉重負擔。

企業規模大效率越差

第四是行政程序過多而造成企業整體效率變低。隨着企業規模變大、業務變廣、工作變雜、人員變多、外部環境也越來越快，行政程序通常越來越複雜，許多程序需要經過多位上層領導層層審批，加上財政部門核算、審計部門複查、公關部門和法律部門有時還要給意見，大股東或董事局有時也有建議，多重手續最後通常導致行政程序有填不完的表、蓋不完的章，行政效率低下，緊急問題不一定得到及時解决。企業效率越來越差，上述缺點也就越明顯，最終行政程序反變成企業最大的負擔和負面因素。

面對不穩定的內外環境及不明朗因素影響，不少企業希望可提高效率、開源節流、提高競爭力。當成本減無可減，企業一般通過提高行政效率，減少不必要行政程序環節，達到節省開支的效果。除從根本上進行組織改造或流程改善，利用科技簡化行政程序是最方便且有效的方法。無論從管理者或員工角度出發，推動行政程序科技化和智能化，可達雙贏效果。對公司而言，可節省行政成本，提高準確性，注入新活力；對員工而言，可少受繁文縟節之苦，專注到最核心工作來提高績效。

借科技簡化行政程序

基本具體可行方法與步驟：一是列出所有行政工作，區分可以且應利用科技代替人力的工作：全球知名藥廠Pfizer（輝瑞公司）在列出所有行政程序後，發現部分人工進行處理的行政流程，完全可以用科技手段代替。最後企業決定通過使用訂製辦公軟件SPS管理文檔，簡化行政流程，更有效率地進行文檔權限和版本管理，提高行政效率。

二是新的行政程序系統一定要好用，讓員工願意改變：在線餐廳預訂服務公司OpenTable有行政程序耗時問題，因此決定使用Zendesk來減少行政程序。Zendesk為員工提供所需的工具和資源，還提供自助服務知識庫和全通路支援，當員工遇到問題，可隨時使用自助服務知識庫尋找解決方法，從而提高工作效率。另外，中國家居零售龍頭企業紅星美凱龍，曾因各部門行政流程公文通過紙質手工簽字的問題而頭痛。隨着規模擴大，決定建立電子化公文行政流程系統。新的行政程序系統十分便利，員工願意配合，行政效率一下就提升很多。

三是確保有適當制度，當科技代替行政程序的總體好處大於所需費用時，就應立即採用科技減少行政程序：華為公司執行長任正非指出，未來企業發展時，客戶、流程與績效是企業管理中最重要三件事。因此通過利用行政流程操作系統，衡量各工作環節安排的合理度，通過“何人、何處、何時”確認流程中各個環節安排是否合理，令各個環節保持最佳順序。該系統把員工和管理人員從複雜繁瑣的行政流程中解放出來，讓企業更專注科技研發和產品開發，從而建立強大競爭優勢。

由外包公司優化程序

四是聯繫外包商或外部公司優化行政程序：中國航空工業集團採購和生產合同牽涉巨大預算，加上事業部、生產處、質控等部門均有不同行政流程，改造難度大。最後決定聘請外部顧問公司協助，開發新智能流程平台，有效控制合同的簽訂、審批、執行等各個環節，同時把合同簽訂過程流程化、顯性化、信息化；讓流程充分考慮傳統習慣，實現靈活審批控制，但又達到透明和監督效果，實現一站式服務，還實現大量自定義查詢及各種統計圖表功能。行政流程的簡化，提升該公司工作效率，節約大量運營成本。

澳門大學工商管理學院教授 劉丁己