檔案制度需記錄公共決策過程

林玉鳳倡監督政府行政運作

【本報消息】議員林玉鳳就“檔案法”諮詢向文化局提出意見書，認為有關處理檔案制度的思維，仍然是以檔案的歷史、文化、學術價值為檔案制度的主軸，而忽略其監督政府行政運作的面向。

林玉鳳表示，一般而言，從歷史和學術的角度看，檔案制度有助公眾和學界透過檔案，追溯前人政策制訂的脈絡和討論過程，並為將來的發展尋求啟迪，是公共記憶的重要組成部分。

這顯然亦是特區檔案制度的重要目的，十月三十一日，第73/89/M號法令就訂明，檔案制度旨在“為學術、歷史和文化知識的發展作出貢獻”。毫無疑問，文化局轄下的澳門檔案館在過去數十年，有力地維護及推廣特區的歷史檔案，在促進檔案的文化價值上作出了卓越貢獻。

重要決定立檔跟進

然而，檔案制度的功能絕對不止於此。檔案的作用還在於記錄公共決策的過程和理由，尤其當作出重要決定時，更需要立檔以便追查跟進。

其作用不僅是便利職能部門運作，更有助執法機構和行政申訴部門跟進，確保行政活動乃依法進行和有理可據。完善的檔案制度可確保行政部門決策時不得不留記錄、不得黑箱作業、不得隨意銷毀記錄，所有產生檔案都受上級主管部門及專業檔案機構的監管，以保障行政程序的問責性。

她認為，本次“檔案法”諮詢無疑加強了檔案制度在歷史文化方面的功能，如建立私人檔案的評定制度，有助建立更全面的歷史記憶體系。

然而，在監督政府運作方面，諮詢文件並沒有嘗試改善現有檔案制度的不足，包括沒有就檔案開立、登記、存儲、甄選訂立原則性法律條文。

對於公共行政部門、立法會及司法機關而言，制訂和執行職能檔案管理存廢標準及檔案管理計劃的權力，完全屬於職能部門，檔案館及總檔案委員會均沒有獨立監察的權力。

增公共行政問責性

同時，檔案館架構上屬文化局及社會文化司司長管轄，而非統籌公共行政事宜的行政公職局和行政法務司司長，顯示檔案制度首要旨在促進檔案的文化價值而非行政監察。故此，有必要在修訂“檔案法”時，加強檔案制度監督政府運作的功能，以促進良好管治。

她建議日後立法時，能夠重視檔案制度監察政府運作和提高公共行政問責性的目的和功能；強化公共部門檔案的監管，就檔案的開立、甄選、銷毀及移交檔案館的程序訂立原則性條文；加強檔案館在管理公共部門檔案上的角色；改革檔案管理機構的組織；刑事化未經授權銷毀檔案的行為，並將之涵蓋公共部門檔案適用《刑法典》中關於瀆職及濫用職權的規定，以懲治故意且帶不法目的違反檔案規範的公務員。

因應電子轉錄方式的普及擴大檔案的保存範圍，以在《特區公報》刊登行政命令的方式制訂檔案管理規範，取代內部指引。