遙距協作工作術

今日講IT

受疫情影響，近年越來越多企業嘗試實行遙距辦公，讓員工即使留在家中，都能以線上的方式完成工作。筆者在此過程中亦曾嘗試使用不同的軟件來完成任務，本文將會為大家分享使用這些軟件的一些體驗。

首先，遙距辦公主要需解決溝通、文件傳遞這兩個核心問題。然而，遙距辦公並非所有行業都適用，對於文書工作、商務工作等範疇，實行遙距方式工作相對較為容易。一般來說，我們把遙距辦公分為三個方向：1.線上會議，2.共同協作，3.遠程操作。

溝通問題——線上會議：

線上會議是透過網路與通訊裝置實時傳輸視訊和聲音訊號來實現面對面溝通的會議方式。自全球疫情發生以來，為減少人群接觸，更多人選擇以線上方式舉行會議或透過會議軟件進行教學、研討會等工作。線上會議中較知名的軟件有：Zoom、Webex、Teams、VooV（騰訊會議）等，部分會議軟件設有免費版本給大眾使用，但與收費版本比較，免費版本會有相應的限制，例如時間限制、人數限制、儲存空間限制、安全管理限制等，例如Zoom的免費版本只供100人以下進行會議、以及40分鐘時間限制。使用者可以考慮該類限制會否影響日常工作，以及按自身需求選擇是否需要付費解鎖。以筆者的角度，若非涉及大型會議或有大量長時間會議需求，使用一般免費版本即可。筆者整理了幾種線上會議軟件的特點，以供比較：

文件傳達問題——共同協作、遠程操控：

對於在家辦公期間無法把實體文件傳遞給同事或上級審閱，基本上採用了電子文件方式發送。傳統上我們會使用Microsoft Office提供的Word、Excel、PowerPoint生成我們平日的.docx.xlsx等文件，並把該文件透過電子郵件方式發送給上司，但在此過程中，中間可能會有多次修改並產生很多不同的版本，導致文件錯亂的情況發生。為解決此問題，我們可以嘗試使用由Microsoft Office 365或Google Docs提供的網絡共同協作功能，透過把文件分享於網絡平台中，可以讓多位使用者共同查看、修改及留言，其中所有的修改亦可以透過歷史紀錄查看，這樣便可用最短時間來完成文件的審核及修改。

除了處理文件，我們亦遇到需要直接操作同事電腦，或展示某個功能如何使用等問題，此時則需要採取遠程操控功能。目前主流的遠程操作軟件有：Microsoft 快速助手、Anydesk、TeamViewer等。其中Microsoft快速助手屬目前操作最方便的軟件之一，若使用Windows 10或以上系統，則系統已自帶此軟件，不需要另外安裝。而安全性方面，由於每次連線都需要個別確認及輸入不同的驗證碼，所以可以一定程度上保證不被輕易入侵。而Anydesk、TeamViewer

等軟件則偏向是連線到自己公司電腦的解決方案，在公司電腦安裝後，只需設置無人守值密碼，便可以在家中輕鬆連線至公司電腦中，存取公司電腦的所有文件，這些軟件或會造成一定程度上的安全問題，筆者建議使用這些軟件時，盡量設置較複雜的密碼並時常更換﹔若非必要使用時，盡量把這類型的軟件關閉。

總結以上，本文介紹了一些遙距辦公中會使用到的軟件，並對其優劣作出了比較，但事實上，相同類型的軟件經過多次迭代後，功能上已經相差不大，大家可根據自己的工作及需要，選擇最適合的軟件即可。

“今日講IT”是生產力中心自二○二一年起推出的雙周網絡直播節目，致力為市民帶來有趣且實用的資訊科技知識。上文內容已於“今日講IT”第十八集（7月22日）節目中詳細解說，讀者可於本中心Facebook專頁或YouTube頻道重溫本集內容。如有任何疑問，亦歡迎隨時電郵至 ispu@cpttm.org.mo 聯絡我們。

麥誠軒 譚健禮